Quick Wins in der Krise : Open Text zeigt Business-Lösungen für SAP-Anwender

DSAG-Jahreskongress 2009
Open Text™ (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC), führender Anbieter für Enterprise Content Management (ECM), präsentiert auf dem DSAG Jahreskongress 2009 in Bremen Business-Lösungen für SAP-Anwender. Im Mittelpunkt stehen dabei die Themen Rechnungsbearbeitung und strategisches Personalmanagement. Darüber hinaus berichtet der Schweizer Open Text-Kunde SBB (Schweizerische Bundesbahnen) in einem Vortrag am 30. September 2009 von 15.15 Uhr bis 16 Uhr über seine Erfahrung mit dem Einsatz der digitalen Personalakte von Open Text.

Open Text und SAP pflegen seit 20 Jahren eine strategische Partnerschaft, die kontinuierlich ausgebaut wird. SAP® vermarktet und vertreibt die Open Text-Lösungen für Dokumentenzugriff und -archivierung sowie für automatisierte Rechnungserfassung und -bearbeitung. Mit der umfassenden Open Text ECM Suite for SAP können SAP-Kunden darüber hinaus unternehmensweit „Content-enriched“ Geschäftsprozesse implementieren, in denen ECM-Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, Records Management oder Collaboration system- und applikationsunabhängig entlang der gesamten Wertschöpfungs-kette zur Verfügung stehen. Damit bietet Open Text eine komplette ECM-Plattform für SAP-Kunden, die nahtlos mit den verschiedensten SAP-Anwendungen integriert ist und den Wertschöpfungsbeitrag unstrukturierter Informationen – Vertragsdokumente, Kundenkorrespondenz per E-Mail, Weiterbildungsnachweise in Personalakten, Dokumenta-tion von Wartungsaufträgen oder Blogeinträge von Produktentwicklern – in den Prozessen optimiert. Niedrige Gesamtbetriebskosten (TCO) und eine höhere Prozessproduktivität, -flexibilität und -qualität ermöglichen schon nach kurzer Zeit einen positiven ROI.

„ECM ist ein strategisches Thema für die Unternehmen, mit dem sich in der konkreten Umsetzung schnelle Erfolge mit unmittelbaren positiven Auswirkungen auf die Produktivität und Kostensituation erzielen lassen“, sagt Patrick Barnert, Vice President – SAP Solutions Group, Open Text. „Mit unserem umfassenden, aber modular aufgebauten Portfolio können wir Kunden und Interessenten speziell im SAP-Umfeld aufzeigen, dass ECM ein wirksames Mittel für mehr Wettbewerbsfähigkeit gerade in dem weiterhin schwierigen wirtschaftlichen Umfeld ist.“

SAP Invoice Management by Open Text

Eindrucksvolles Beispiel für einen Quick Win mit ECM ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei SAP-Kunden, für die Open Text eine Gesamtlösung anbietet. Insbesondere große Unternehmen bearbeiten Millionen von Rechnungen jährlich. Auch heute noch gehen davon über 80 Prozent in Papierform ein. Die Erfassung der Daten in
den Finanzsystemen erfordert hohen manuellen Aufwand und muss gleichzeitig fristgerecht und zu möglichst niedrigen Kosten erfolgen. Gerade die Bearbeitung von Sonderfällen ist besonders arbeitsintensiv, obwohl diese nur einen kleinen Prozentsatz der eingehenden Rechnungen ausmachen.

Die Open Text-Gesamtlösung für Rechnungsbearbeitung enthält umfassende Funktionalitäten für automatisierte Erfassung (OCR) und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Sie ergänzt das Anwendungsportfolio für SAP ERP, das sämtliche Finanzprozesse im Unternehmen (Financial Supply Chain) unterstützt. Vertrieben wird die Open Text-Lösung von SAP unter der Bezeichnung SAP Invoice Management by Open Text.

„Mit einer automatisierten digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind Einsparungen in der Größenordnung von 60 Prozent und mehr möglich – und das bei einer relativ kurzen Implementierungszeit von wenigen Wochen“, betont Patrick Barnert. „Es handelt sich für die Kunden also um eine Technologieinvestition, die sich dank vordefinierter Prozessmodelle und perfekter Integration in die SAP-Welt schon nach kurzer Zeit rechnet und die Wettbewerbsposition durch einen optimierten Cash-Flow, eine höhere Prozessproduktivität und -qualität langfristig verbessert.“

Strategisches Personalmanagement

Ein weiteres Beispiel für schnelle Erfolge mit ECM stellt der Bereich Personalmanagement dar. Mit 70 Prozent ist der Anteil des reinen Verwaltungsaufwands im Personalwesen besonders hoch. Strategische Aufgaben wie Mitarbeitersuche und -auswahl sowie Personalentwicklung kommen deshalb oftmals zu kurz. Die Lösung für dieses Problem ist die Implementierung einer elektronischen Personalakte und die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Abläufe – etwa im Rahmen von internen Bewerbungen, Standortwechseln von Mitarbeitern im In- und Ausland, bei Fusionen, Firmenübernahmen und Betriebsübergängen oder bei Restrukturierungsmaßnahmen. Mit der Lösung Open Text Employee Information Management (EIM) for SAP® Solutions wird der gesamte Lebenszyklus der ausschließlich elektronisch geführten und gepflegten Personalakten rechtssicher, zum Beispiel unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien oder Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und -löschung, gemanagt. Jeder einzelne Schritt wird mitprotokolliert, so dass die Unternehmen ihrer Nachweispflicht etwa im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes jederzeit lückenlos nachkommen können.

Open Text EIM ist insbesondere mit der Lösung SAP ERP HCM (Human Capital Management) integriert. Die Anwender können direkt aus der Open Text-Lösung heraus auf SAP ERP HCM-Objekte zugreifen und SAP-Transaktionen ausführen, ohne die Applikation wechseln zu müssen. Umgekehrt lässt sich direkt aus HCM-Transaktionen die zugehörige Mitarbeiterakte in EIM aufrufen. Office- und Desktop-Dokumente oder E-Mails können einfach an beliebigen Stellen in der Akte einfügt werden.

Der Nutzen einer elektronischen Personalakte für die Unternehmen liegt neben der Entlastung der HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben im Aufbau von Self-Service- und Shared-Service-Szenarien. Während die Mitarbeiter der Personalabteilung die Open Text-Lösung im vertrauten SAP GUI nutzen können, erhalten Manager und Mitarbeiter Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche der Akte über SAP ESS (Employee Self Service) und SAP MSS (Manager Self Service).

Durch die zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in Aktenform bietet die Open Text-Lösung darüber hinaus alle Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared Service Centers im Personalwesen. So lässt sich das Personalmanagement aller Unternehmensbereiche und -teile zentralisieren und wegen der damit verbundenen Synergieeffekte kostensparender und effizienter gestalten.
Im Ergebnis wird die Arbeit der Personalabteilung zum Service für das ganze Unternehmen, und die HR-Experten haben Zeit für ihre Kernaufgabe, das strategische Personalmanagement.

Kundenvortrag SBB

Von den Vorteilen eines strategischen Personalmanagements auf Basis von Open Text können die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) berichten. Oliver Kähr, Leiter Planning & Systems bei der SBB AG präsentiert das Open Text-Projekt im Rahmen seines Vortrags „Von der papierbasierten Aktenverwaltung zum digitalen HR-Dossier bei den Schweizerischen Bundesbahnen“, der am Mittwoch, den 30. September 2009, von 15.15 Uhr bis 16 Uhr stattfindet.

Diese Pressemitteilung ist unter www.opentext.de abrufbar.

Kontakt:
Open Text
Erika Hübbers
Technopark II Neukerferloh, Werner-von-Siemens-Ring 20
85630 Grasbrunn
089 4629 1498
089 4629 33 1498
www.opentext.de
Per Mail eingesendet an Schlaunews.de

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